Nieuwsbrief Huis Communicatie

 

Heb jij last van een ingesleten vergadercultuur?

Nooit heb ik ZZP-er willen zijn. Voor mij stond bij de start vast dat ik een bureau met medewerkers ambieerde. En dat lukt, want we zijn succesvol en groeien nog steeds.
Hoe meer medewerkers, hoe meer aandacht ik besteed aan interne communicatie. Tegelijkertijd houd ik niet van veel overleggen en bureaucratie. In de praktijk zie ik vaak het omgekeerde: veel overleg en toch weinig interne communicatie. Herkenbaar?

Komende weken schrijf ik een aantal blogs over interne communicatie. Dit maal over vergadergewoonten. Onlangs las ik een onderzoek waarin stond dat een medewerker behoefte heeft aan meer informatie op de werkplek en meer betrokken wil worden. Een medewerker zit dan lekker in z’n vel en gaat beter presteren. En dat geldt ook voor jou.

Overigens stond er niet dat een medewerker meer informatie denkt te krijgen door te vergaderen. Ik raad je aan om eens goed naar je vergadergewoonten te kijken. Hier zijn dertien tips om je op weg te helpen.

  1. Sta eens stil bij ingesleten gewoonten en denk opnieuw na. Maak voor jezelf een lijstje van de vergaderingen of besprekingen waarvan je vindt dat die nodig zijn (waarom?). Maak daarnaast een lijstje met je doelstellingen voor komend jaar en de medewerkers die eraan bijdragen.
  2. Maak een scheiding tussen medewerkers die een klankbordfunctie hebben, medewerkers die je aanstuurt en medewerkers die van belang zijn in een proces. Koppel doelstelling en medewerkers aan je bewust gekozen vergaderingen. Met hen ga je overleggen, dwars door de organisatie heen.
  3. Communiceer duidelijk hoe er in vervolg vergaderd wordt. Wees zelf motor en rolmodel.
  4. Ben je vaak voorzitter? Overweeg om het voorzitterschap te laten rouleren, dan zit je zelf anders in de vergadering en geef je je collega de mogelijkheid zich ook van een andere kant te laten zien.
  5. Loopt het roulerend voorzitterschap niet op rolletjes? Dan kun je iemand laten weten dat hij of zij niet geschikt is als voorzitter, je kunt ook iemand een cursus aanbieden – of ga met z’n allen op cursus!
  6. Vraag aan iedere deelnemer de ontwikkelingen en vooruitgang van het vergaderonderwerp op papier te zetten. Stuur dat mee met de agenda, dan kan dat rondje tijdens de vergadering worden overgeslagen.
  7. In het onderwijs werken hoogopgeleide medewerkers. Wil je hen uitdagen het optimale te leveren, dan hebben zij vertrouwen en ruimte nodig – en geen vergaderingen waar wordt gecheckt of zij de agendapunten wel hebben uitgevoerd.
  8. Halveer het aantal vergaderingen en spreek af dat je elkaar tussen de vergaderingen door, bijvoorbeeld via de email, op de hoogte houdt.
  9. Toon belangstelling voor ieder uit de vergadergroep, ook buiten de vergadering om, wissel daarom een e-mail af met een persoonlijk contact of telefoontje.
  10. Verspreid een week van tevoren de agenda. Iedereen heeft een overzicht van overlegdata gehad en weet wanneer er overlegd wordt. Iedereen weet dat hij of zij punten op de agenda kan plaatsen en ook geacht wordt dat te doen.
  11. Is er geen stevige agenda, dan gaat de vergadering niet door. De agenda is niet alleen de verantwoordelijkheid van de voorzitter, maar van alle deelnemers. Deelnemers zijn verantwoordelijk voor een goede input. Zij krijgen immers de ruimte en het vertrouwen om zelf stappen te maken in het proces. Die kunnen zij op de agenda plaatsen.
  12. Zorg dat iedereen weet waar hij of zij terecht kan als er een hindernis of blokkade is waardoor iemand niet verder kan. Los die hindernis voor of samen met de persoon op.
  13. Stop met iedereen voor ieder mailtje over een onderwerp uit de vergadering te cc-en. De hausse aan informatie via de email drijft mensen soms tot waanzin! Vaak is het ontbreken van vertrouwen de reden van dat ongebreidelde cc-en. Of het laten zien dat jij ook een mening hebt… Bepaal voor wie een mail van belang is en stuur het naar die persoon / personen.

Het veranderen van je vergaderstructuur kan een eerste stap zijn naar het aanpassen van een vastzittende informatiecultuur. Als jij ook tips hebt, hoor ik ze graag.

Stuur gerust dit artikel door aan iedereen die ook van deze oude gewoonte los wil komen. Veel succes!

 


Wattstraat 16   2171 TR    Sassenheim   T 0252 34 36 48   E info@huiscommunicatie.nl  W www.huiscommunicatie.nl