Nieuwsbrief Huis Communicatie

 

HELP!

Dit laat geen uitstel toe. Razendsnel ga ik naar de school die mijn hulp bij deze calamiteit keihard nodig heeft. Met een ongerust hart kijk ik de ambulance na die naar het ziekenhuis vertrekt. Iedereen is verslagen: dat dit op onze school kan gebeuren. Een uit de hand gelopen vechtpartij, waar alleen maar verliezers zijn. Opgelost is er in ieder geval nog niets. De school zit nog volop in de crisis, de telefoon staat roodgloeiend, iedereen wil informatie. Wat doe jij bij een calamiteit? Lees deze weblog, voor het geval het morgen jouw school overkomt.

Zeker iedere twee weken worden wij gevraagd om een calamiteit te begeleiden en te ondersteunen. Omdat ik je graag wil helpen je voor te bereiden op iets wat niemand hoopt dat ooit zal gebeuren, lees je in deze weblog over omgaan met calamiteiten. Een calamiteit komt altijd onverwachts. hoe kun je je dan toch voorbereiden? 

Het beheersen van een calamiteit betekent het beheersen van de communicatie over de calamiteit. Een goed georganiseerde communicatiestroom is essentieel bij welke calamiteit dan ook, groot of  klein. 

Is het een calamiteit? Wat is het voor calamiteit? Wie zijn erbij betrokken? Is het te beheersen door de school, of moet er worden opgeschakeld naar het bestuur? Met wie wordt de calamiteit gecommuniceerd? En hoe, met welke teksten communiceren we intern en extern? Vragen te over, waarvan het lastig is om die te moeten beantwoorden op een moment dat ouders al op de deur kloppen en media al aan de telefoon hangen. Door alvast in grote lijnen voorbereid te zijn, weet je in ieder geval de eerste stappen te zetten die van te voren zijn doorgesproken.

Het lijkt logisch dat scholen voorbereid zijn op een calamiteit, maar ik kom nog regelmatig scholen tegen waar geen calamiteitenplan is. Op verzoek van een aantal besturen heeft Huis Communicatie inmiddels een calamiteitenplan ontwikkeld, dat wij op maat maken voor  het bestuur en de school. Daar wordt dankbaar gebruik van gemaakt. Een calamiteit komt immers altijd onverwacht. Soms heb je niet eens door dat er een calamiteit is, maar schudt de media je wel wakker! 

Eén van de grootste problemen die ik signaleer is dat leidinggevenden, medewerkers en betrokkenen niet weten wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens de crisis. Er wordt niet gewerkt vanuit een vooraf doordacht doel / plan, maar ad hoc gereageerd. Daardoor worden dingen dubbel gedaan, of sommige acties worden helemaal niet uitgevoerd of vergeten. 

Check deze lijst eens en vink af of je voorbereid bent. Waar ben je wel en waar ben je niet in voorzien: 

  • Een visie hoe je omgaat met crisissituaties
  • Een calamiteitenplan
  • Een vooraf aangewezen crisisteam
  • Bij een calamiteit aansluiting op crisisbegeleiding van de gemeente
  • Beschreven procedures
  • Voldoende ondersteunende communicatiehulpmiddelen 
  • Instructies voor medewerkers
  • Het trainen van crisissituaties

Uniformiteit in het handelen zorgt voor zo min mogelijk miscommunicatie. Niet altijd kun je een calamiteit voor zijn, maar je kunt je wel voorbereiden. En ervoor zorgen dat anderen in de organisatie voorbereid zijn. Het is immers heel goed mogelijk dat je zelf of de (eind)verantwoordelijke niet aanwezig is: wie stuurt dan aan? Door een gezamenlijk calamiteitenplan krijg je uniformiteit in de organisatie. Als de school écht een grote ramp treft, zijn vaak meer directeuren nodig voor de aansturing. Iedere directeur kan dan handelen volgens het vooropgesteld plan.

Heb je al een draaiboek? Weet iedereen waar dat ligt, heb je het ook digitaal? Is het al lang geleden dat dit draaiboek is besproken met de medewerkers, dan kan het tijd zijn om het opnieuw vast te stellen en te actualiseren.

In ieder geval zou iedereen moeten weten:

  • Wie in geval van een calamiteit de leiding heeft en wie de plaatsvervanger is
  • Wie deel uitmaakt van het crisisteam
  • Welke taken het crisisteam heeft
  • Wie de woordvoerder naar de media is
  • En op welke externe deskundigen een beroep kan worden gedaan, inclusief actuele NAW-gegevens. 

Nog een laatste advies: schakel altijd een (communicatie) deskundige in. Sommige besturen of scholen doen het zelf, dat gaat vaak goed, maar soms loopt het uit de hand. Het is net als bij brand: je kunt al je leraren en docenten een brandcursus geven, maar als er brand is, moet je toch echt de brandweer bellen. 

In mijn volgende weblogs ga ik in op calamiteiten en media en een ander element waar je zo maar mee te maken kunt krijgen: reputatieschade. 

Nu ben ik benieuwd met welke crisissituatie jij ooit te maken hebt gehad. Wij willen de verhalen bundelen en ze uitgeven als e-book, zodat we van elkaar kunnen leren. Je kunt je crisissituatie delen via een mail naar ghuis@huiscommunicatie.nl. Dat mag een korte tekst zijn, wij nemen dan contact met je op om het hele verhaal uit te werken.  

Stuur gerust dit artikel door aan iedereen die ook geïnteresseerd is in dit onderwerp. En als je ermee aan de slag gaat: veel succes! 


Wattstraat 16   2171 TR    Sassenheim   T 0252 34 36 48   E info@huiscommunicatie.nl  W www.huiscommunicatie.nl