Nieuwsbrief Huis Communicatie

Nieuwsbrief - 11 maart 2014

 

Een jaarlijks buitenkansje!

Het is weer voorjaar, dus tijd voor het jaarverslag. Misschien ga je nog beginnen, misschien ben je al een eind op streek. Hoe dan ook, het jaarverslag is een buitenkans om je te profileren en een nuttig moment om even stil te staan en de balans op te maken. Er is genoeg om trots op te zijn, daarom: be good and tell it in je jaarverslag. Niet alleen om horizontaal te verantwoorden, maar om successen te delen en vast te leggen. Te benoemen wat positief was en wat beter kan. Met mijn stappenplan heb je een handleiding om snel aan de slag te gaan.

Ieder jaar een jaarverslag maken hoeft geen last te zijn, als je een goed stappenplan hebt. Het moment dat je kunt laten weten wat je met elkaar hebt gepresteerd, kan ook een klein feestje zijn. Amerikanen hoef je niet aan te sporen om trots op hun bedrijf te zijn. Be good and tell it is daar net zo gewoon als handen wassen. Een mooi voorbeeld voor ons. Door de volgende stappen te doorlopen ontdek je hoe je succesvol communiceert via het jaarverslag en je hoogtepunten goed voor het voetlicht brengt.

Stap 1: het doel
De eerste belangrijke stap is te bepalen welk doel je hebt met het verspreiden van een jaarverslag. Zet je het in om horizontale verantwoording af te leggen? Wil je met het jaarverslag ouders informeren, wil je meer company pride genereren bij het personeel, of wil je de onderwijsinstelling profileren? Of misschien een combinatie van deze doelen? Bepalen welk doel je hebt helpt bij het snijden en schaven aan de tekst. Laat het verslag een visitekaartje zijn waarmee je de organisatie goed voor het voetlicht brengt.

Stap 2: de doelgroep
Gemeente, besturen waar je mee samenwerkt, ouders, personeelsleden, maatschappelijke organisaties of  leerlingen. Het zijn zomaar enkele doelgroepen waar je je op kunt richten. Verplaats je in de beleving van de doelgroep en kijk met hun ogen. Vaak begint dan al voorzichtig een beeld te ontstaan van waar het met het jaarverslag naartoe gaat. Misschien wil je je in het verslag op meerdere doelgroepen richten. Kies dan een vorm (zie stap 4) die daarbij past. Wat wil je doelgroep weten en hoe wil je als bestuur / scholen je presenteren? Met het jaarverslag kun je richting geven aan je imago.

Stap 3: begeleiding
Een jaarverslag schrijven en produceren is meer werk dan je denkt. Overweeg of je het zelf in de organisatie laat verzorgen, of een communicatiebureau inschakelt om de teksten te schrijven en het proces te begeleiden. Of je het jaarverslag intern of extern laat verzorgen: bespreek van te voren duidelijk je wensen en ideeën en zoek samen naar passende communicatieoplossingen. Dat scheelt in de loop van het proces veel tijd.

Stap 4: het budget
Bepaal het budget, desnoods alleen ter indicatie. Daarmee voorkom je dat je enthousiaste plannen bedenkt die bij nader inzien niet in het budget passen. Voor elk budget is een passende oplossing te vinden.

Stap 5: de vorm
Er zijn vele mogelijkheden om een jaarverslag uit te brengen. Voor welke vorm je ook kiest, er is goed overleg met de vormgever nodig. Wil je het jaarverslag laten drukken,  verspreid je het digitaal, of maak je er een pageflip van? Kies je voor minder traditionele vormen door er een video van te maken - professioneel of zelf opgenomen met een smartphone? Denk ook eens aan aan een stroomschema of infographic. Kies een vorm die past bij de organisatie, bij de inhoud, wat je uit wilt stralen én bij je doelgroep.

Stap 6: de tekst
Nu je hebt doorgesproken hoe je wilt communiceren, voor wie het jaarverslag bestemd is en welke vorm je kiest, kan er geschreven worden. De tekst mag luchtig zijn en niet al te zakelijk. In een goed jaarverslag staan teksten en illustraties die het imago versterken. De informatie die voor de doelgroep niet relevant kun gerust weglaten worden. Een jaarverslag dat is geschreven vanuit het strategisch beleidsplan, sluit mooi aan bij de ontwikkelingen en ambities.

 Stap 7: publiceer
Hoe breng je het jaarverslag bij je doelgroep onder de aandacht? Met alleen afleveren via de post of de mail ben je er niet. Door een opvallende of oogstrelende vormgeving, door een prikkelende oproep of door een verrassend podium nodigt het jaarverslag de doelgroep uit om gelezen te worden. Denk bijvoorbeeld aan het reserveren van een pagina in de lokale krant.

Om geen mogelijkheden over het hoofd te zien kunnen we brainstormen over mogelijke communicatiekanalen. Het zal je verrassen hoeveel nieuwe deuren er open kunnen gaan.

Heb jij nog meer tips of vragen? Ik hoor ze graag: ghuis@huiscommunicatie.nl! Stuur gerust deze weblog door aan iedereen die ook geïnteresseerd is in dit onderwerp. En als je ermee aan de slag gaat: veel succes!

Grada Huis

 


Wattstraat 16   2171 TR    Sassenheim   T 0252 34 36 48   E info@huiscommunicatie.nl  W www.huiscommunicatie.nl