Een school moet sluiten: duidelijke en zorgvuldige communicatie is noodzakelijk
Het sluiten van een school is een besluit dat diep ingrijpt in een schoolgemeenschap. Bij leerlingen, ouders, leerkrachten en bestuur kunnen vragen en emoties hoog oplopen. Juist dan speelt heldere en zorgvuldige communicatie een cruciale rol. Omdat iedere school, elk team en iedere voorgeschiedenis anders is, bestaat er geen standaardprotocol om te volgen. Een effectief communicatietraject vraagt om maatwerk.
Het begint doorgaans met een grondige analyse van de situatie. Daarbij wordt gekeken naar wat er de voorgaande periode heeft gespeeld, hoe het team is samengesteld, welke zorgen of onderwerpen gevoelig liggen en wat er al met het team is gecommuniceerd. In de analyse verdient ook de bestaande relatie en communicatie met ouders aandacht: is er sprake van vertrouwen van ouders of staan ze wantrouwend tegenover de school? Hoe communiceert de school doorgaans met hen en weten zij al iets over de situatie op de school, dat nu leidt tot een sluiting? Bij het sluiten van een school voor voortgezet onderwijs gelden deze vragen natuurlijk ook voor leerlingen. Ook de verstandhouding en communicatie met de MR wordt in kaart gebracht. En tenslotte: wat heeft deze schoolgemeenschap nu nodig om rust en vertrouwen te behouden? Pas wanneer je antwoord hebt op bovenstaande vragen, kan een passend communicatieplan worden vastgesteld.
Structuur bieden in het communicatieproces
Een dergelijk plan richt zich op helderheid, structuur en betrokkenheid. Een sluitingsproces kent weliswaar vaste stappen en wettelijke kaders, maar de manier waarop je communiceert vraagt altijd om afstemming. Door het ordenen van alle communicatiemomenten ontstaat inzicht in wie wanneer welke informatie ontvangt. Het is belangrijk dat brieven aan ouders, teamleden en andere betrokkenen worden opgesteld in een toon die feitelijk, rustig en empathisch is, zodat informatie begrijpelijk blijft in een emotioneel beladen periode. En dat alle doelgroepen zoveel mogelijk op eenzelfde manier worden geïnformeerd.
Houvast voor het team
Het gesprek met eerst de MR en daarna het team vormt vaak een bepalend moment. Een gespreksleidraad kan houvast bieden door structuur te geven aan wat wanneer wordt besproken, hoe ruimte wordt geboden aan emoties en hoe om te gaan met vragen waarop nog geen concreet antwoord mogelijk is. Daarnaast worden MR- of teamleden regelmatig benaderd door ouders en leerlingen met praktische of emotionele vragen. Een compacte Q&A kan ondersteuning bieden door kernzinnen en hoofdboodschappen duidelijk te formuleren. Daarmee houd je de communicatie eenduidig, terwijl leraren zich kunnen blijven richten op hun primaire taak: onderwijs geven.
Ieder traject vraagt om een eigen aanpak
Het doel van zorgvuldige communicatie bij een schoolsluiting is het bieden van helderheid met aandacht voor alle betrokkenen. Er bestaan geen standaard formats in dit proces. Iedere school heeft zijn eigen dynamiek, en dus verdient ieder traject zijn eigen aanpak. Door zorgvuldig te luisteren en in te spelen op wat er op school speelt, ontstaat een communicatietraject dat houvast biedt in een ingewikkelde periode – met oog voor leerlingen, ouders, teamleden en bestuur.
Ondersteuning nodig in een complexe situatie?
Huis Communicatie heeft ruimschoots ervaring met dergelijke communicatietrajecten. Ondersteuning nodig? Neem gerust contact met ons op.
Een school moet sluiten: duidelijke en zorgvuldige communicatie is noodzakelijk
Het begint doorgaans met een grondige analyse van de situatie. Daarbij wordt gekeken naar wat er de voorgaande periode heeft gespeeld, hoe het team is samengesteld, welke zorgen of onderwerpen gevoelig liggen en wat er al met het team is gecommuniceerd. In de analyse verdient ook de bestaande relatie en communicatie met ouders aandacht: is er sprake van vertrouwen van ouders of staan ze wantrouwend tegenover de school? Hoe communiceert de school doorgaans met hen en weten zij al iets over de situatie op de school, dat nu leidt tot een sluiting? Bij het sluiten van een school voor voortgezet onderwijs gelden deze vragen natuurlijk ook voor leerlingen. Ook de verstandhouding en communicatie met de MR wordt in kaart gebracht. En tenslotte: wat heeft deze schoolgemeenschap nu nodig om rust en vertrouwen te behouden? Pas wanneer je antwoord hebt op bovenstaande vragen, kan een passend communicatieplan worden vastgesteld.
Structuur bieden in het communicatieproces
Een dergelijk plan richt zich op helderheid, structuur en betrokkenheid. Een sluitingsproces kent weliswaar vaste stappen en wettelijke kaders, maar de manier waarop je communiceert vraagt altijd om afstemming. Door het ordenen van alle communicatiemomenten ontstaat inzicht in wie wanneer welke informatie ontvangt. Het is belangrijk dat brieven aan ouders, teamleden en andere betrokkenen worden opgesteld in een toon die feitelijk, rustig en empathisch is, zodat informatie begrijpelijk blijft in een emotioneel beladen periode. En dat alle doelgroepen zoveel mogelijk op eenzelfde manier worden geïnformeerd.
Houvast voor het team
Het gesprek met eerst de MR en daarna het team vormt vaak een bepalend moment. Een gespreksleidraad kan houvast bieden door structuur te geven aan wat wanneer wordt besproken, hoe ruimte wordt geboden aan emoties en hoe om te gaan met vragen waarop nog geen concreet antwoord mogelijk is. Daarnaast worden MR- of teamleden regelmatig benaderd door ouders en leerlingen met praktische of emotionele vragen. Een compacte Q&A kan ondersteuning bieden door kernzinnen en hoofdboodschappen duidelijk te formuleren. Daarmee houd je de communicatie eenduidig, terwijl leraren zich kunnen blijven richten op hun primaire taak: onderwijs geven.
Ieder traject vraagt om een eigen aanpak
Het doel van zorgvuldige communicatie bij een schoolsluiting is het bieden van helderheid met aandacht voor alle betrokkenen. Er bestaan geen standaard formats in dit proces. Iedere school heeft zijn eigen dynamiek, en dus verdient ieder traject zijn eigen aanpak. Door zorgvuldig te luisteren en in te spelen op wat er op school speelt, ontstaat een communicatietraject dat houvast biedt in een ingewikkelde periode – met oog voor leerlingen, ouders, teamleden en bestuur.
Ondersteuning nodig in een complexe situatie?
Huis Communicatie heeft ruimschoots ervaring met dergelijke communicatietrajecten. Ondersteuning nodig? Neem gerust contact met ons op.
Stuur ons een e-mail