Goed overkomen, ook via de webcam

Goed overkomen, ook via de webcam

Vergaderen via Teams is inmiddels net zo ingeburgerd als het sturen van een e-mail. Communiceren wordt steeds digitaler. De webcam is in principe een communicatiemiddel, waarmee je jezelf presenteert. Tijdens gesprekken met bijvoorbeeld je medewerkers, de MR of ouders, is het belangrijk dat je goed overkomt en een professionele indruk achterlaat. Natuurlijk moet ook de boodschap de ander goed kunnen bereiken. Deze tips en trucs helpen hierbij.

Fast Fashion

Video-vergaderen is niet hetzelfde als elkaar in levende lijve ontmoeten. Toch kun je iemands non-verbale communicatie goed zien, en dus de ander ook die van jou. Oogcontact, de tone of voice, of je aan je gezicht friemelt: het komt allemaal 1-op-1 bij de ander via de webcam binnen. Zorg dat je, ook al zit je thuis, professioneel overkomt. Bij iedere bespreking hoort een afweging: fast fashion of toch iets meer gekleed?

Positie van de camera

Onlangs had ik een overleg met iemand die de laptop laag had staan, waardoor ik gedwongen was de neusgaten van de ander te bestuderen. Liever heb ik een ander uitzicht. Om dit te voorkomen kun je de laptop een stuk hoger plaatsen, idealiter op ooghoogte. Een stapel boeken onder je laptop of een doos zijn handige hulpmiddelen. Zit je webcam bovenop je desktop, stel die dan op de juiste manier. Voor je inbelt krijg je een schermpje waarop je jezelf kunt zien. Dat is het moment om de positie van de camera goed te zetten, zodat je overkomt zoals je wilt. De afstand tussen jou en de webcamera is ongeveer een armlengte. Zit liever iets dichterbij de camera dan verderaf, dat maakt het gesprek veel persoonlijker.

Maak oogcontact

In een gewoon gesprek kijk je iemand aan en maak je oogcontact. Dat is in een videogesprek niet anders. Probeer als je aan het woord bent om in de webcam te kijken. Als je naar jezelf op het scherm kijkt, maak je namelijk geen oogcontact en geef je degenen met wie je praat de gelegenheid om af te dwalen – en jezelf ook.

Zorg voor goed licht

Als je thuis werkt heb je de werkplek niet altijd voor het uitkiezen. Maar probeer als je video-vergadert, het licht op je gezicht te laten vallen. Ga niet met je rug naar het raam zitten, want dan valt jouw gezicht weg, word je een schaduw en ben je niet meer goed te zien. Dat draagt niet bij aan een succesvolle communicatie.

Ban omgevingsgeluiden uit

Aan het video-vergaderen terwijl de kinderen op de achtergrond spelen of je partner aan het klussen is? Dat kan het gesprek verstoren, maar de kinderen kun je niet zomaar even op de gang zetten. Als je niet spreekt, dan kun je beter je microfoon uitzetten. Zo voorkom je ongewenste achtergrondgeluiden. Zet de microfoon alleen aan als je zelf aan het woord bent, dan heeft niemand last van ongewenste achtergrondgeluiden.

Houd het netjes

Een opgeruimde omgeving verhoogt je prestatievermogen en vermindert stress heb ik me laten vertellen. Dus geen stapels documenten, lege chocoladewikkels of koffiekopjes voor de camera. Bekijk je directe omgeving uit het oogpunt van de andere medevergaderaars, zodat je weet wat zij dadelijk zien als je je meldt voor het Team-overleg.