"Met een webinar bereik je veel mensen en kun je inhoudelijke informatie delen"
Je wilt als VO-school nieuwe leerlingen werven. Of je wilt als samenwerkingsverband alle aangesloten schooldirecteuren en -bestuurders tegelijk bereiken met informatie. In deze tijd kom je dan al gauw uit bij een webinar. Bij het organiseren van een succesvol webinar komt meer kijken dan alleen een PowerPointpresentatie online zetten. Adviseur Talitha Huis legt uit hoe je een webinar goed inzet om effectief en veilig jouw doelgroep te bereiken.
“Een webinar kun je zien als een uitzending op tv, maar dan met veel meer mogelijkheden.”, vertelt Talitha. Deelnemers loggen in via een vooraf verstrekte link en beleven het webinar mee met hun eigen laptop, tablet, pc of mobiel. Webinar is een samentrekking van ‘web’ en ‘seminar’. “Het is mogelijk om het volledige webinar live uit te zenden, maar je kunt er ook presentaties of video’s in opnemen. Waar je voor kiest, hangt af van je doel.”
Kies een vorm die past bij online communicatie
Talitha heeft de afgelopen tijd veel webinars verzorgd voor onder meer VO-scholen. “Zo’n webinar komt in plaats van een Open Dag of informatieavond voor ouders en leerlingen van groep 7 en 8.” Belangrijke voorwaarde voor een succesvolle webinar: “Kies een passende vorm voor elk stuk informatie dat je wilt delen. Online communicatie heeft eigen spelregels. Samen met de school zetten wij de inhoud die normaal gedeeld wordt op bijvoorbeeld een Open Dag om naar een vorm die past bij online. Als dat goed gebeurt, is een webinar op dit moment de aantrekkelijkste manier om veel mensen tegelijk te bereiken én inhoudelijke informatie met hen te delen.”
Ga voor interactie
Klassieke elementen als een toespraak van de rector en PowerPointpresentatie van het onderwijsaanbod kunnen een plek krijgen. “Maar we adviseren ook om visuele en interactieve elementen toe te voegen. Denk aan video’s waarin bijvoorbeeld de leerlingen laten zien hoe het onderwijs in de praktijk vorm krijgt. Dat maakt het persoonlijker, wat belangrijk is, vooral online.” Interactie met deelnemers ontstaat ook in chatboxen waarin deelnemers tijdens het webinar direct vragen kunnen stellen.
AVG-proof
Talitha adviseert meestal om ouders en geïnteresseerde tieners de mogelijkheid te bieden om via chat hun vragen te stellen. “Het is mogelijk om een openbare chatbox te gebruiken voor algemene vragen en daarnaast een privéchat. Die zet je in als een ouder specifieke vragen heeft over bijvoorbeeld de zorgbehoefte van een kind.” Twee of drie medewerkers van de school of het bestuur beantwoorden tijdens het webinar met elkaar de vragen. Het programma waar Huis Communicatie mee werkt, is volledig AVG-proof. “We delen geen informatie over deelnemers van het webinar met derde partijen, die informatie is alleen voor de scholen zelf. Ouders registreren vooraf en zonder toegang tot het webinar komen deelnemers niet in de chatbox.”
De onverwachte kracht van webinars: deelnemers helpen elkaar
Webinars zijn meer dan een online surrogaat voor offline communicatie in tijden van corona. Ze bieden ook eigen en unieke kansen. “Het is mooi om te zien dat ouders elkaar helpen in de openbare chatboxen. Ze delen hun kennis en ervaringen. Dit is mogelijk doordat in dit type chatboxen alle vragen zichtbaar zijn voor alle deelnemers. Dat zie je toch minder snel op een ‘gewone’ Open Dag. Deelnemen aan het webinar is makkelijk en kan gewoon thuis vanaf de bank.”
Differentiatie binnen een webinar
Rectoren en leraren draaien hun hand niet om voor een presentatie voor een grote groep. Presenteren voor video wordt vaak spannender gevonden, merkt Talitha. “Blijf dicht bij jezelf, dan komt het zeker goed.” De organisatie van een webinar is relatief eenvoudig. “Ouders waarderen het en reageren enthousiast op de webinars die we onlangs organiseerden.” Op dit moment schrijft Talitha het script voor een webinar van een middelbare school. Alvast een tip van de sluier: “Er komt in ieder geval een interview met een leraar en een leerling. Mogelijk voegen we animatie toe. Het webinar krijgt een gezamenlijke kick-off, waarna ouders en hun kinderen een 'break-out-sessie' kunnen volgen over een onderwerp dat hen interesseert. Bijvoorbeeld tweetalig vwo, of de sportklas. De differentiatie die 'normaal' mogelijk zou zijn, is ook mogelijk binnen webinars.” Mocht je meer willen weten over de mogelijkheden van een webinar voor jouw organisatie, neem gerust contact op met Talitha via thuis@huiscommunicatie.nl.
"Met een webinar bereik je veel mensen en kun je inhoudelijke informatie delen"
“Een webinar kun je zien als een uitzending op tv, maar dan met veel meer mogelijkheden.”, vertelt Talitha. Deelnemers loggen in via een vooraf verstrekte link en beleven het webinar mee met hun eigen laptop, tablet, pc of mobiel. Webinar is een samentrekking van ‘web’ en ‘seminar’. “Het is mogelijk om het volledige webinar live uit te zenden, maar je kunt er ook presentaties of video’s in opnemen. Waar je voor kiest, hangt af van je doel.”
Kies een vorm die past bij online communicatie
Talitha heeft de afgelopen tijd veel webinars verzorgd voor onder meer VO-scholen. “Zo’n webinar komt in plaats van een Open Dag of informatieavond voor ouders en leerlingen van groep 7 en 8.” Belangrijke voorwaarde voor een succesvolle webinar: “Kies een passende vorm voor elk stuk informatie dat je wilt delen. Online communicatie heeft eigen spelregels. Samen met de school zetten wij de inhoud die normaal gedeeld wordt op bijvoorbeeld een Open Dag om naar een vorm die past bij online. Als dat goed gebeurt, is een webinar op dit moment de aantrekkelijkste manier om veel mensen tegelijk te bereiken én inhoudelijke informatie met hen te delen.”
Ga voor interactie
Klassieke elementen als een toespraak van de rector en PowerPointpresentatie van het onderwijsaanbod kunnen een plek krijgen. “Maar we adviseren ook om visuele en interactieve elementen toe te voegen. Denk aan video’s waarin bijvoorbeeld de leerlingen laten zien hoe het onderwijs in de praktijk vorm krijgt. Dat maakt het persoonlijker, wat belangrijk is, vooral online.” Interactie met deelnemers ontstaat ook in chatboxen waarin deelnemers tijdens het webinar direct vragen kunnen stellen.
AVG-proof
Talitha adviseert meestal om ouders en geïnteresseerde tieners de mogelijkheid te bieden om via chat hun vragen te stellen. “Het is mogelijk om een openbare chatbox te gebruiken voor algemene vragen en daarnaast een privéchat. Die zet je in als een ouder specifieke vragen heeft over bijvoorbeeld de zorgbehoefte van een kind.” Twee of drie medewerkers van de school of het bestuur beantwoorden tijdens het webinar met elkaar de vragen. Het programma waar Huis Communicatie mee werkt, is volledig AVG-proof. “We delen geen informatie over deelnemers van het webinar met derde partijen, die informatie is alleen voor de scholen zelf. Ouders registreren vooraf en zonder toegang tot het webinar komen deelnemers niet in de chatbox.”
De onverwachte kracht van webinars: deelnemers helpen elkaar
Webinars zijn meer dan een online surrogaat voor offline communicatie in tijden van corona. Ze bieden ook eigen en unieke kansen. “Het is mooi om te zien dat ouders elkaar helpen in de openbare chatboxen. Ze delen hun kennis en ervaringen. Dit is mogelijk doordat in dit type chatboxen alle vragen zichtbaar zijn voor alle deelnemers. Dat zie je toch minder snel op een ‘gewone’ Open Dag. Deelnemen aan het webinar is makkelijk en kan gewoon thuis vanaf de bank.”
Differentiatie binnen een webinar
Rectoren en leraren draaien hun hand niet om voor een presentatie voor een grote groep. Presenteren voor video wordt vaak spannender gevonden, merkt Talitha. “Blijf dicht bij jezelf, dan komt het zeker goed.” De organisatie van een webinar is relatief eenvoudig. “Ouders waarderen het en reageren enthousiast op de webinars die we onlangs organiseerden.” Op dit moment schrijft Talitha het script voor een webinar van een middelbare school. Alvast een tip van de sluier: “Er komt in ieder geval een interview met een leraar en een leerling. Mogelijk voegen we animatie toe. Het webinar krijgt een gezamenlijke kick-off, waarna ouders en hun kinderen een 'break-out-sessie' kunnen volgen over een onderwerp dat hen interesseert. Bijvoorbeeld tweetalig vwo, of de sportklas. De differentiatie die 'normaal' mogelijk zou zijn, is ook mogelijk binnen webinars.” Mocht je meer willen weten over de mogelijkheden van een webinar voor jouw organisatie, neem gerust contact op met Talitha via thuis@huiscommunicatie.nl.