Tover het jaarverslag om tot een blikvanger

Tover het jaarverslag om tot een blikvanger

Het opstellen van een jaarverslag is elk jaar weer een flinke klus. Het samenstellen lijkt soms een onoverzichtelijk proces en vormt een grote belasting voor de organisatie. Het jaarverslag wordt elk jaar dikker. Je vraagt je soms af wie het, behalve de Inspectie voor het Onderwijs, überhaupt leest. Doe je voordeel met onze vier tips en maak van het jaarverslag een blikvanger die door meer mensen dan alleen de inspectie wordt gelezen.

Tip 1: Begin met een heldere structuur
Bij het samenstellen van een jaarverslag zijn we gauw geneigd om het vorige jaarverslag te gebruiken als uitgangspunt. Je hanteert dezelfde opbouw, vervangt verouderde informatie door tekst over het betreffende jaar en voegt nieuwe ontwikkelingen toe. Hierdoor wordt een jaarverslag vaak dikker en dikker, jaar in jaar uit, en staat niet alle informatie op een logische plek.

Je kunt dit voorkomen door vooraf een heldere structuur op papier te zetten, in de vorm van een inhoudsopgave. Er ontstaat dan een overzicht van alle noodzakelijke onderwerpen. Het ministerie van OCW heeft hiervoor een handige brochure samengesteld. De inhoudsopgave is als het ware een planningsassistent. Hiermee bewaak je het proces van welke informatie nodig is en welke informatie niet ter zake doet.

Tip 2: Benoem waar jullie trots op zijn
Met het jaarverslag legt het schoolbestuur verantwoording af over het beleid en de financiën. Het wordt ingediend bij het ministerie van OCW, geplaatst op de website en soms ook rondgestuurd naar andere partijen, zoals de gemeenteraad en de media. Daar ligt een kans: je kunt het jaarverslag gebruiken om het schoolbestuur mee te profileren.

Om dit te bereiken is het belangrijk meer in het jaarverslag op te nemen dan wat strikt noodzakelijk is. Daarom vullen we de inhoudsopgave aan met onderwerpen waarmee het bestuur zich wil profileren. Welke doelen uit het strategisch beleidsplan zijn behaald? Waar is het schoolbestuur trots op? Zijn er bijzondere initiatieven ontplooid? Het is van belang je af te vragen op welke manier je je wilt profileren, en welke informatie daarvoor nodig is. Een voorbeeld: je wilt laten zien dat er wordt gewerkt aan professionalisering. Je kunt dan in een kader een lijst opnemen met cursussen die de eigen academie heeft georganiseerd, aangevuld met het aantal deelnemers.

Tip 3: Zorg voor aantrekkelijke, goed leesbare tekst
Vaak schrijven verschillende mensen die inhoudelijk verantwoordelijk zijn mee aan het jaarverslag. Ieder doet verslag vanuit zijn eigen afdeling of expertise. Het is belangrijk daar één lijn in te brengen door de teksten in dezelfde stijl te redigeren en qua lengte in verhouding te brengen. Daarom adviseren wij één persoon eindverantwoordelijk te maken voor de teksten. Die herschrijft de tekst tot een leesbaar en aantrekkelijk geheel. Om terug te komen op het voorbeeld uit de vorige tip: de lijst met zelf georganiseerde cursussen kun je uitbreiden door te vermelden welk doel hiermee is bereikt. Uiteraard legt de eindredacteur de uiteindelijke tekst ter controle voor aan de inhoudelijk eindverantwoordelijke.

Tip 4: Maak het compleet met een finishing touch
Nu je hebt gezorgd voor een heldere structuur en een aantrekkelijk geformuleerde boodschap hebben we nog één stap te zetten. Een mooie vormgeving is de finishing touch. Dit hoeft niet ingewikkeld of duur te zijn. Het kan een goede oplossing zijn om een Wordsjabloon te laten ontwerpen in de eigen huisstijl. Dit is een uitgebreide versie van het eigen briefpapier waarin je documenten eenvoudig kunt opmaken, inclusief kopletters en tabellen in de huisstijlkleuren. Voeg foto’s van de aangesloten scholen toe en je hebt een jaarverslag waarmee je voor de dag kunt komen, een echte blikvanger! Nog een stap verder gaan? Maak dan naast het jaarverslag een publieksjaarverslag: een samenvatting voor een breed publiek. Deze publieksversie kan alle vormen hebben, van een brochure, een video of digivid tot een digitaal magazine of een website. Een voorbeeld zien van een digivid? Kijk dan hier.

Heb je hulp nodig bij het schrijven of vormgeven van het jaarverslag of het publieksjaarverslag? Huis Communicatie staat voor je klaar.
Neem gerust contact op.