We mailen! Minder werkdruk door grip houden op e-mail

We mailen! Minder werkdruk door grip houden op e-mail

Dit verhaal had ik graag eerder met je gedeeld. Natuurlijk had ik tijd ingepland om te schrijven. Maar m’n mailbox was ontploft na een weekje vakantie. Voor ik het wist was ik de ene mail na de andere aan het bekijken. En toen was het opeens tijd voor die belangrijke Teams-vergadering. Herkenbaar? Lees hier verder hoe je e-mail kunt gebruiken op een manier die wél werkt. Zo krijg je als onderwijsorganisatie meer voor elkaar met minder werkdruk.

Bij een te hoge werkdruk hebben werknemers het idee (vaak terecht, niet altijd) dat de organisatie meer van hen vraagt dan ze in hun werktijd kunnen doen. Veel factoren hebben invloed op werkdruk. Een negatieve factor is informatiedruk. E-mails waarvan onduidelijk is wat je ermee moet, veroorzaken informatiedruk. Grip krijgen op e-mail verlaagt de informatiedruk en daarmee de werkdruk. 

Zet de communicatiebril op

Door een communicatiebril kijken, helpt om grip te krijgen op e-mail. Communicatie begint met het bepalen van de doelgroep en de boodschap. Daarna kies je een communicatiemiddel dat past bij deze doelgroep en de aard van de boodschap. 

Niet mailen, tenzij

E-mail is niet altijd het meest geschikte communicatiemiddel. Gaat het om complexe inhoud, dan bespaart het tijd om persoonlijk te overleggen. De doelgroep kan direct reageren en dat voorkomt miscommunicatie en veel heen-en-weer mailen. Wil je mensen betrekken bij een nieuwe koers, denk dan aan (kleine) ‘live’ bijeenkomsten of maak een video. Wil je documenten delen en samen beter maken, gebruik een systeem dat hiervoor bedoeld is. Bijvoorbeeld SharePoint binnen Office365. 

Gewoonte en cultuur: de cc-knop 

In veel situaties waarin een ander middel beter zou werken, kiezen mensen toch voor e-mail. Dat gebeurt uit gewoonte. Maar het is ook een kwestie van organisatiecultuur. Werken jullie op basis van vertrouwen, houden medewerkers zich aan afspraken? In zo’n open cultuur grijpen mensen minder automatisch naar e-mail. Is er weinig vertrouwen, dan zien we regelmatig dat het cc-veld van de e-mail wordt gebruikt om taken af te schuiven. De gedachte hierachter: ‘Ik heb het hele team gemaild over de stand van zaken, dus nu is iedereen verantwoordelijk voor dit project’.  Dit is ook herkenbaar: iedereen cc-en als er een fout is ontdekt in plaats van de persoon zelf er even op te attenderen.

Breken met foute routines

Gewoonten kun je doorbreken, cultuur kun je veranderen. Iedereen die ooit voor de klas heeft gestaan, weet hoe dit werkt. Geef het goede voorbeeld, benoem gewenst gedrag, maak afspraken en spreek medewerkers hierop aan. Houd dit vol, want cultuurverandering is een kwestie van lange adem. 

Wie je bent als organisatie

Veranderen kost tijd, maar niet veranderen kost meer tijd. En belangrijker, het past bij iedere onderwijsorganisatie om te veranderen. In het onderwijs zien we vaak kernwaarden als verbinden, vertrouwen, groeien en schitteren. Die waarden zeggen wat voor organisatie je wilt zijn. Verbinden en vertrouwen gaan niet samen met jezelf indekken. Groeien en schitteren zijn lastig als je uren per dag kwijt bent aan het intomen van binnenkomende mail. Goed omgaan met e-mail hoort bij goed werkgeverschap en bij bouwen aan goede, professionele relaties en cultuur. 

Hoe heurt het eigenlijk

Van jong tot oud(er), alle medewerkers hebben baat bij een heldere e-mail-etiquette. De volgende do’s en don’ts kun je gebruiken bij het maken van afspraken over e-mail. 

Wel doen: 

-    Bewust kiezen voor een communicatiemiddel dat past bij de doelgroep en de boodschap
-    Afspreken hoe je als organisatie (niet) omgaat met e-mail. Dit regelmatig blijven benoemen in teamvergaderingen en delen met nieuwe medewerkers
-    VCB e-mailen: zo vriendelijk, concreet en bondig mogelijk
-    Het aantal geadresseerden beperken. Meestal is het niet nodig om het hele team te cc’en. Sterker nog, het houdt mensen af van hun werk 
-    In je mailbox werken met submappen voor verschillende projecten
-    Werken met een digitale agenda, bijvoorbeeld in Outlook
-    Als organisatie centraal een digitaal adresboek bijhouden. Ook dit kan in Outlook 
-    E-mail checken op vaste momenten, bijvoorbeeld drie keer per werkdag
-    Notificaties, meldingen en pop-ups van het mailprogramma uitzetten
-    Gelezen mail direct afhandelen, dus beantwoorden en daarna opbergen in de juiste submap. Zit er een taak aan vast, plan die gelijk in (-> digitale agenda)
-    Een duidelijk onderwerp in de onderwerpregel zetten (Niet: ‘Hoi’, maar ‘Vergadering dinsdag 11.00 uur @ De Klimop’.)

Niet doen 

-    E-mail gebruiken voor spoed
-    Continu je mailbox open laten staan zodat je afgeleid wordt door elke nieuwe mail 
-    Geabonneerd blijven op nieuwsbrieven die je niet meer leest 
-    Alle e-mails bewaren. Bewaar alleen de belangrijkste mails (-> submap)

We mailen!

Hoe je met e-mail omgaat, laat zien wat voor organisatie je bent. Eentje waar iedereen zich indekt, of een organisatie waar mensen op basis van vertrouwen samenwerken en medewerkers de verantwoordelijkheid nemen om collega’s niet onnodig te belasten. Het is aan jullie, wij denken graag mee. 

P.S. De e-mailhandtekening in Outlook kun je prima inzetten als communicatiemiddel. Eén format binnen de organisatie zorgt voor herkenbaarheid. Met een banner onder de handtekening kun je tijdelijk actuele informatie toevoegen. Bijvoorbeeld om de aandacht te vestigen op een scholingsochtend binnen jullie bestuur of samenwerkingsverband.