Tidy up: orde scheppen in de chaos

Protocollen, procesbeschrijvingen, formulieren, een personeelshandboek: als school of schoolbestuur heb je tál van beleidsdocumenten met belangrijke informatie.

✔ Staan jullie documenten allemaal op verschillende plekken?
✔ Merk je dat collega’s in verouderde versies werken?
✔ Voelt niemand zich verantwoordelijk voor deze documenten?
✔ Kortom: is jullie intranet of cloud-omgeving een chaos en is het tijd om daar verandering in aan te brengen?

Dan ben je bij de informatiecoaches van Huis Communicatie aan het juiste adres. Wij weten van wanten. Ga ook aan de slag met Tidy up!

Mail huis communicatie ⇨

Goede informatie = blije medewerkers

✔ Nooit meer documenten kwijt of verouderd.
✔ Alles overzichtelijk en op één centrale plek.
✔ De verantwoordelijkheden zijn helder.
✔ Processen worden gestandaardiseerd.

✔ Alle documenten afgestoft en geactualiseerd waar nodig.
✔ Werkdruk verlagend.
✔ Draagt bij aan efficiënt werken.
✔ Gekoppeld aan de strategische doelen van het bestuur.

Doe je voordeel met onze aanpak

Het goed organiseren, up-to-date houden en toegankelijk maken van alle interne informatie draagt bij aan een efficiënte organisatie en tevreden medewerkers. Het verlaagt de werkdruk in alle geledingen, van stafmedewerker tot conciërge. Huis Communicatie helpt hierbij. Organiseren en analyseren kunnen we als de beste.

DIT WIL IK OOK ⇨

Tidy up: zo doen wij dat

		Inzicht in de organisatie Alle documenten – groot en klein – vragen we op zodat we inzicht krijgen in wat er al is en wat nog ontbreekt. Ook kijken we hoe de organisatie is ingericht: welke afdelingen zijn er en welke beleidsmedewerkers en leidinggevenden zijn verantwoordelijk?
		Verdeling domeinen en documenten Aan de hand van de documenten maken we een verdeling in domeinen: HRM, financiën, kwaliteitszorg en ICT bijvoorbeeld. Elk domein wordt gekoppeld aan een beleidsmedewerker of leidinggevende. De documenten die er zijn worden onderverdeeld in een domein: het protocol datalekken hoort bij ICT en het proces indiensttreding bij HRM, bijvoorbeeld.
		Inhoud bekijken We analyseren de documenten: actualiseren, redigeren of klaar om intern gedeeld te worden? Dit doen we in samenwerking met de verantwoordelijken. Hierbij gebruiken we het stoplichtmodel: groen is klaar, oranje wordt aan gewerkt en rood ontbreekt. Dit overzicht bespreken we met de betrokkenen en samen zorgen we ervoor dat alles op groen staat.
		Online plaatsen Alle documenten, verdeeld in de domeinen, worden in de online omgeving geplaatst. Of je nu werkt met Sharepoint, Google Drive of een eigen intranet: het belangrijkste is dat er één centrale plek is voor alle data, zodat iedereen eenvoudig de informatie vindt die hij of zij zoekt.