Goed communiceren met ouders, Marlies leerde hoe dat moet
Te weinig persoonlijk of te veel onderwijsjargon. Of een te lange aanloop voordat het werkelijk belangrijk wordt: de valkuilen in de communicatie naar ouders zijn talrijk. Als je dan ook nog eens geen goed beeld hebt bij de ontvanger, is het helemaal een uitdaging om de boodschap goed over het voetlicht te brengen. Twee cursussen van Huis Communicatie maken dat een stuk gemakkelijker ontdekte Marlies Dekker, adjunct-directeur van basisschool Het Octaaf in Krimpen aan den IJssel.
Foto boven: communicatieadviseurs Martijn van Lith, trainer van de cursussen Kort en bondig schrijven en Werving en profilering
De adjunct-directeur van basisschool Het Octaaf in Krimpen aan den IJssel, volgde twee cursussen van Huis Communicatie. Tot haar aangename verrassing sloten die buitengewoon goed op elkaar aan. “Ik kon de volgende dag gelijk aan de slag op mijn school met alles wat ik had geleerd. Echt heel goed!”
Pakket aan antwoorden
Marlies schreef zich in voor de cursussen omdat ze worstelde met een paar vragen. Haar school is gewend veel met ouders te communiceren, maar ze vroeg zich af of de informatie wel goed over kwam. “Ik twijfelde over het onderwijsjargon en vroeg me af hoe gedetailleerd de informatie naar de ouders moest zijn. En hoe je je profileert naar nieuwe ouders: mensen die zich nog oriënteren op de schoolkeuze voor hun kind.”
Het waren, kortom, veel verschillende vragen, en ze verwachtte niet dat het hele pakket aan antwoorden voorbij zou komen, maar dat deed het dus wel. “Er zat een hele logische opbouw in die twee cursussen achter elkaar. Ik kan echt iedereen aanraden om ze allebei te volgen.
Persona vormen
Bij de eerste cursus ‘Werven en profilering’ ga je namelijk op zoek naar je ‘persona’. Je vormt een compleet ijkpersoon, en met die persoon in het achterhoofd besluit je voortaan of je teksten kloppen en aanslaan.” Een aanpak die Marlies gelijk is gaan toepassen. “Nog steeds bij elke tekst die ik schrijf grijp ik terug op mijn persona, begrijpt zij het en leest ze de tekst uit? Vaak is ‘ie toch te ingewikkeld en herschrijf ik ‘m wat, of mist de tekst een warm einde – heel belangrijk in de relatie tot ouders.”
Kernboodschap formuleren
Als de persona eenmaal staat, ga je aan de slag met het formuleren van de kernboodschap van jouw organisatie. “Het is niet makkelijk om dat pakkend te formuleren, maar het is wel heel leerzaam om daar eens goed voor te gaan zitten.” De kernboodschap en de persona zijn vervolgens leidend bij alles wat je schrijft.
Gevolgen eerst
“In de cursus die erna kwam: ‘Kort en bondig schrijven’ kreeg ik vervolgens heel veel goede tips hoe je het beste informatie overbrengt. Hele praktische schrijftips waardoor je brieven direct een stuk beter worden.”
In het onderwijs is men namelijk geneigd om te beginnen met de uitleg, ontdekte Marlies. De gevolgen komen vaak pas verderop in de brief aan bod. Terwijl voor ouders de gevolgen het meest relevant zijn. “Veel brieven beginnen met ‘vanwege ons besluit om voortaan te ditten en datten en te zussen en zo’en is besloten dat we vanaf…. Bla die bla die bla. Geen ouder die nog bij de les is. Dat is anders als je begint met: Vanaf aanstaande maandag begint uw kind in een speciale rekenklas. Dat is omdat wij …. Op die manier pak je de aandacht van de ouder. Het gaat namelijk vanaf het begin over zijn kind en niet over het onderwijsbeleid.”
Stimulerend
Marlies kon het geleerde direct in de praktijk brengen. “Dat vond ik erg stimulerend. Toen ik thuiskwam klapte ik direct, ondanks de intensieve dag, mijn laptop weer open. Ik wilde gewoon nog even doorpuzzelen op de kernboodschap en de daaruit voortvloeiende teksten. Ik zat er zo goed in. En nog steeds eigenlijk. Het heeft mij enorm geholpen.”
Interesse in één van onze trainingen?
Wil je ook werken aan je kernboodschap, of krachtige teksten leren schrijven? Onze trainingen zijn beschikbaar op open inschrijving, op aanvraag en via academies. Er is veel mogelijk, contact ons vooral, via 0252 34 36 48 of info@huiscommunicatie.nl. We denken graag met je mee. Lees meer over onze trainingen
Goed communiceren met ouders, Marlies leerde hoe dat moet
Foto boven: communicatieadviseurs Martijn van Lith, trainer van de cursussen Kort en bondig schrijven en Werving en profilering
De adjunct-directeur van basisschool Het Octaaf in Krimpen aan den IJssel, volgde twee cursussen van Huis Communicatie. Tot haar aangename verrassing sloten die buitengewoon goed op elkaar aan. “Ik kon de volgende dag gelijk aan de slag op mijn school met alles wat ik had geleerd. Echt heel goed!”
Pakket aan antwoorden
Marlies schreef zich in voor de cursussen omdat ze worstelde met een paar vragen. Haar school is gewend veel met ouders te communiceren, maar ze vroeg zich af of de informatie wel goed over kwam. “Ik twijfelde over het onderwijsjargon en vroeg me af hoe gedetailleerd de informatie naar de ouders moest zijn. En hoe je je profileert naar nieuwe ouders: mensen die zich nog oriënteren op de schoolkeuze voor hun kind.”
Het waren, kortom, veel verschillende vragen, en ze verwachtte niet dat het hele pakket aan antwoorden voorbij zou komen, maar dat deed het dus wel. “Er zat een hele logische opbouw in die twee cursussen achter elkaar. Ik kan echt iedereen aanraden om ze allebei te volgen.
Persona vormen
Bij de eerste cursus ‘Werven en profilering’ ga je namelijk op zoek naar je ‘persona’. Je vormt een compleet ijkpersoon, en met die persoon in het achterhoofd besluit je voortaan of je teksten kloppen en aanslaan.” Een aanpak die Marlies gelijk is gaan toepassen. “Nog steeds bij elke tekst die ik schrijf grijp ik terug op mijn persona, begrijpt zij het en leest ze de tekst uit? Vaak is ‘ie toch te ingewikkeld en herschrijf ik ‘m wat, of mist de tekst een warm einde – heel belangrijk in de relatie tot ouders.”
Kernboodschap formuleren
Als de persona eenmaal staat, ga je aan de slag met het formuleren van de kernboodschap van jouw organisatie. “Het is niet makkelijk om dat pakkend te formuleren, maar het is wel heel leerzaam om daar eens goed voor te gaan zitten.” De kernboodschap en de persona zijn vervolgens leidend bij alles wat je schrijft.
Gevolgen eerst
“In de cursus die erna kwam: ‘Kort en bondig schrijven’ kreeg ik vervolgens heel veel goede tips hoe je het beste informatie overbrengt. Hele praktische schrijftips waardoor je brieven direct een stuk beter worden.”
In het onderwijs is men namelijk geneigd om te beginnen met de uitleg, ontdekte Marlies. De gevolgen komen vaak pas verderop in de brief aan bod. Terwijl voor ouders de gevolgen het meest relevant zijn. “Veel brieven beginnen met ‘vanwege ons besluit om voortaan te ditten en datten en te zussen en zo’en is besloten dat we vanaf…. Bla die bla die bla. Geen ouder die nog bij de les is. Dat is anders als je begint met: Vanaf aanstaande maandag begint uw kind in een speciale rekenklas. Dat is omdat wij …. Op die manier pak je de aandacht van de ouder. Het gaat namelijk vanaf het begin over zijn kind en niet over het onderwijsbeleid.”
Stimulerend
Marlies kon het geleerde direct in de praktijk brengen. “Dat vond ik erg stimulerend. Toen ik thuiskwam klapte ik direct, ondanks de intensieve dag, mijn laptop weer open. Ik wilde gewoon nog even doorpuzzelen op de kernboodschap en de daaruit voortvloeiende teksten. Ik zat er zo goed in. En nog steeds eigenlijk. Het heeft mij enorm geholpen.”
Interesse in één van onze trainingen?
Wil je ook werken aan je kernboodschap, of krachtige teksten leren schrijven? Onze trainingen zijn beschikbaar op open inschrijving, op aanvraag en via academies. Er is veel mogelijk, contact ons vooral, via 0252 34 36 48 of info@huiscommunicatie.nl. We denken graag met je mee. Lees meer over onze trainingen